Rất nhiều người đến với nghề tổ chức sự kiện bởi những hào nhoáng từ ánh đèn sân khấu, cơ hội tiếp xúc với người nổi tiếng hay mức thu nhập khủng mà không hề quan tâm rằng mình có thực sự phù hợp. Vậy ngườilàm nghề tổ chức sự kiệncần những tố chất quan trọng nào?
Tóm tắt:
1. Sự cẩn thận
2. Sức khỏe
3. Sự linh hoạt
4. Khả năng chịu đựng áp lực
5. Kỹ năng giao tiếp
6. Kỹ năng tổ chức sắp xếp
7. Sự cầu thị
Nếu bạn là một newbie trong lĩnh vực này. Hãy thử đo lường xem bản thân có những tố chất của người tổ chức sự kiện hay không trước khi quyết định dấn thân nhé.
Đang xem: Kỹ năng tổ chức sự kiện
1. Sự cẩn thận
Tổ chức sự kiện vốn là nghề đặc thù. Các khâu thực hiện có sự liên quan chặt chẽ đến nhau. Để đi từ bản Brief của khách hàng trên giấy cho tới một chương trình thực tế đòi hỏi người làm nghề sự kiện dù ở bước nào cũng cần cẩn trọng, kỹ lưỡng. Vậy câu hỏi đặt ra là sự cẩn thận không thể thiếu này sẽ thể hiện ở từng vị trí như thế nào?
Người làm account nếu không thông tin trao đổi chính xác bằng văn bản với khách hàng sẽ gây ra những hiểu lầm đáng tiếc thậm chí thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp.
Designer nếu không bóc tách cẩn thận kích thước sân khấu sẽ khiến bộ phận sản xuất gặp phải khó khăn trong quá trình thi công ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện.
Không thể tưởng tượng nổi hậu quả sẽ như thế nào khi sự kiện của bạn được thực hiện tại khu vực miền núi hẻo lánh mà thiếu đi linh kiện dù chỉ là 1 con ốc. Lúc này, người làm công tác hậu cần phải nắm rõ và kiểm soát cơ sở vật chất mang theo trước khi đặt chân xuống địa điểm thực hiện.
Sự cẩn thận này còn thể hiện ở việc bạn quản trị rủi ro như thế nào? Người làm sự kiện chuyên nghiệp sẽ không bao giờ đóng khung 1 phương án duy nhất. Dù quy mô tổ chức lớn hay nhỏ, bạn cần phải lường trước những sự cố xấu nhất có thể xảy ra đến từ thời tiết, công chúng, cơ quan địa phương,…để đưa ra các phương án dự phòng trước khi chương trình bắt đầu.
Đó chỉ là một số ít trong vô vàn tình huống có thể xảy ra. Nếu xác định theo nghề sự kiện bạn cần nắm rõ một quy luật: “Nỗ lực làm nên thành công nhưng tiểu tiết mới làm nên đại cục.”
2. Sức khỏe
Đầu tiên, hãy chấp nhận một sự thật rằng tổ chức sự kiện là một nghề vất vả. Bạn không chỉ cần một tinh thần thép mà còn phải có một thể lực tốt và bền bỉ.
– Bạn có thể làm việc trong điều kiện khắc nghiệt của thời tiết khi sự kiện diễn ra ngoài trời hay không?
Trên thực tế, không phải sự kiện nào cũng được thực hiện bên trong môi trường trong nhà có điều hòa mát rượi. Đối với các sự kiện bắt buộc phải tổ chức ngoài trời như: Giải chạy Marathon, lễ hội âm nhạc, lễ động thổ, cất nóc,…bạn sẽ phải đối diện với thời tiết nóng nực, giá rét, mưa gió,…
– Bạn duy trì được cường độ công việc dồn dập trong nhiều ngày khi sự kiện bước tới giai đoạn gấp rút chứ?
Đối với người trong nghề, việc chạy deadline chuẩn bị cho sự kiện sắp diễn ra là điều hết sức bình thường. Bạn sẽ phải làm việc bất kể ngày đêm, thậm chí bất cứ lúc nào có vấn đề đột xuất hoặc khách hàng yêu cầu bạn cần lập tức ngồi vào bàn làm việc bất kể đó có phải là ngày nghỉ. Có những giai đoạn làm việc 20h/ngày, 4h00 sáng đi ngủ sau đó 7h00 thức dậy chuẩn bị cho sự kiện ra mắt sản phẩm lúc 8h00.
– Bạn có thể đi sớm về khuya, đi lại liên tục, thời gian trên máy bay/ô tô còn nhiều hơn thời gian ở mặt đất không?
Các chương trình diễn ra thường không cố định địa điểm. Dân sự kiện lâu năm thường xem việc di chuyển là một phần không thể thiếu trong công việc. Sáng ăn phở ở Hà Nội chiều đã thấy cà phê ở Sài Gòn là chuyện thường ở huyện.
Nếu muốn gắn bó lâu dài hãy tự trả lời những câu hỏi này trước khi quyết định đây là nghề nghiệp mà bạn muốn theo đuổi.
3. Sự linh hoạt
Với nghề sự kiện, không có gì là cố định. Bạn cần có kỹ năng ứng biến linh hoạt và nhanh chóng thích nghi với sự thay đổi.
Một ví dụ điển hình yếu tố này chính là sự chuyển đổi loại hình tổ chức sự kiện trong năm 2020 khi đại dịch covid bùng nổ. Rất nhiều các công ty sự kiện, đơn vị truyền thông lớn đã lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện ảo. Từ đó đảm bảo sự kiện được diễn ra trong sự an toàn và truyền tải thông điệp giãn cách xã hội bảo vệ sức khỏe tới cộng đồng.
Một tình huống khác thường gặp chính là việc kinh nghiệm của bạn là những sự kiện loại A nhưng lại được nhận những dự án B, C, D…Việc bạn cần làm lúc này chính là sẵn sàng học hỏi cái mới từ con số 0 và tìm hiểu thông tin để nắm bắt công việc, đặc điểm của loại hình sự kiện đó nhanh nhất có thể.
Xem thêm: Cách Xử Lý Thông Báo Lỗi An Unknown Error Has Occurred, Lỗi An Unknown Error Has Occurred Trong Ai
Nếu bạn là người ưa thích sự an toàn và ổn định thì đây có lẽ không phải là lựa chọn phù hợp.
4. Khả năng chịu đựng áp lực
4.1. Áp lực đến từ các bên
Bạn không chỉ làm việc với một cá nhân riêng lẻ mà là làm việc với các bên khác nhau như: khách hàng, nhà cung ứng, cơ quan chính trị, luật pháp,…Cùng lúc phải làm việc với các đối tượng với đặc điểm hoàn toàn khác nhau tạo ra những áp lực vô hình không hề nhỏ.
Nếu nói rằng nghề sự kiện là nghề “làm dâu trăm họ” quả không ngoa. Ngày ngày đối diện với hàng tá yêu cầu, thay đổi và thậm chí là những góp ý “nặng lời” nếu hạng mục không đạt yêu cầu.
4.2. Áp lực đến từ việc quản trị tài chính
Việc lên bảng báo giá với khách hàng hay tìm kiếm các nhà cung cấp có mức chi phí hợp lý để thu về lợi nhuận cao nhất là điều không hề dễ dàng. Tại các doanh nghiệp lớn, bộ phận kế toán có thể đảm nhiệm công việc này. Tuy nhiên, ở các công ty vừa và nhỏ hoặc các đơn vị agency nhân viên tổ chức sự kiện hầu như sẽ kiêm nhiệm việc làm hợp đồng báo giá. Hơn nữa, nếu muốn vươn lên vị trí event manager bạn cần làm quen với những áp lực này.
4.3. Áp lực về năng lực sáng tạo
Nếu hỏi 10 người làm sự kiện thì có tới 9 người đã từng gặp phải tình huống “nghĩ mãi không ra ý tưởng”. Giữa vô vàn những người lao động cùng ngành nghề ngoài kia, liệu ý tưởng của bạn có mang tới sự kiện khác biệt để đời? Chưa kể sự sáng tạo theo kịp deadline là một thách thức khiến những ai mới bước vào nghề không khỏi áp lực. Đối với những người hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện dù đã có kinh nghiệm thì việc lên ý tưởng concept cho một chương trình “không đụng hàng” và “khả thi” bao giờ cũng là một cuộc chiến cân não.
5. Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp ở đây không chỉ gói gọn ở đối tượng khách hàng và nhà cung cấp. Nhiều người lầm tưởng rằng chỉ có vị trí account mới cần tới khả năng giao tiếp. Tuy nhiên việc tương tác giữa các nhân sự trong team cũng đòi hỏi bạn cần phải có một kỹ năng nhất định. Cụ thể là sự lắng nghe và truyền đạt thông tin.
Hãy cứ tưởng tượng thế này nhé. Bạn đang chạy một sự kiện cùng với ekip của mình trong vai trò điều phối viên. Thế nhưng bạn lại không biết cách diễn đạt sao cho đồng nghiệp trong team hiểu được ý muốn của bản thân.Tệ hơn bạn có cái tôi cá nhân lớn, không lắng nghe hay tiếp thu ý kiến của người khác chắc hẳn sẽ rất khó có được sự trôi chảy trong công việc.
6. Kỹ năng tổ chức sắp xếp
Đối diện với khối lượng công việc khổng lồ và ti tỉ những đầu việc không tên khi bắt đầu một dự án bạn rất có thể sẽ bị rối nếu không có kỹ năng tổ chức sắp xếp. Nếu bạn là người luôn có một kế hoạch rõ ràng biết sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Thì xin chúc mừng bạn đã có tố chất của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Để có cái nhìn cụ thể hơn về tố chất này hãy cùng đến với một ví dụ: Sếp bạn giao cho bạn một list danh sách các công việc như: Liên hệ với KOL, kiểm tra giá nhà cung cấp, tìm địa điểm tổ chức sự kiện,…Bạn cần đánh giá mức độ quan trọng của công việc và lên checklist cụ thể và timeline cụ thể cho từng đầu việc. Điều này minh chứng cho kỹ năng tổ chức của bạn.
7. Sự cầu thị
Muốn bước chân vào lĩnh vực sự kiện, nếu chỉ có ham muốn nhất thời bạn sẽ rất dễ bị đào thải. Bởi đây là công việc đòi hỏi tổng hợp nhiều kỹ năng: thiết kế, viết lách, thuyết trình, sử dụng các loại thiết bị máy móc âm thanh ánh sáng,…Đồng thời luôn phải trau dồi cho bản thân một kho tàng kiến thức văn hóa xã hội dày dặn.
Một sự kiện ngày hôm nay là xu hướng dẫn đầu ngày hôm sau đã có thể trở nên lỗi thời. Nếu không muốn bị bỏ lại phía sau, người nhân viên tổ chức sự kiện cần làm mới mình mỗi ngày thông qua việc tìm tòi học hỏi từ các phương tiện truyền thông như báo chí, kênh truyền hình, tạp chí chuyên ngành, từ những người đồng nghiệp và các sự kiện thực tế,…
Những người hoạt động trong lĩnh vực này luôn biết cách rút kinh nghiệm sau mỗi sự kiện. Họ quan sát tỉ mỉ, xem xét dưới nhiều góc độ và đưa ra bài học cho bản thân,từ đó trở nên tiến bộ hơn.
Xem thêm: Cách Tắt Windows Defender Win 10 Pro, How To Turn Off Windows Defender In Windows 10
Bạn có được bao nhiêu trong 7 tố chất nêu trên? Hãy tự đánh giá để có được sự lựa chọn nghề nghiệp đúng đắn. Và hãy nhớ rằng những tố chất này hoàn toàn có thể rèn luyện nếu bạn thực sự đam mê và muốn dấn thân vào nghề sự kiện. Chúc bạn thành công trên con đường mà mình lựa chọn.