Việc trình bày văn bản hành chính có vai trò rất quan trọng, một trong những tiêu chí về mặt hình thức mà khi trình bày văn bản hành chính cần lưu ý đó là quy định về cách căn lề của văn bản.
Đang xem: Quy cách văn bản hành chính
Văn bản hành chính là một loại văn bản khá quen thuộc và được sử dụng phổ biến trên thực tế hiện nay. Văn bản hành chính được ban hành và soạn thảo có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, đồng thời hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, giúp cho việc quản lý hành chính của nhà nước được dễ dàng hơn.
Mỗi loại văn bản hành chính khác nhau sẽ có nội dung khác nhau nhưng về mặt thể thức trình bày thì các văn bản hành chính nói chung đều có hình thức và cách trình bày tương tự nhau. Một trong những tiêu chí về mặt hình thức mà khi trình bày văn bản hành chính cần lưu ý đó là quy định về cách căn lề của văn bản. Để nắm rõ hơn về vấn đề này, Quý khách hàng đừng bỏ lỡ bài viết với chủ đề Quy định căn lề văn bản hành chính mới nhất dưới đây.
Văn bản hành chính là gì?
Văn bản hành chính là loại văn bản được dùng để truyền đạt những nội dung, những yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc là để bày tỏ những ý kiến nguyện vọng của cá nhân, của tập thể tới các cơ quan và những người có quyền hạn để giải quyết.
Văn bản hành chính được chia thành 02 loại chính đó là:
– Văn bản hành chính cá biệt;
– Văn bản hành chính thông thường.
Qua định nghĩa về văn bản hành chính cần nắm rõ và phân biệt được văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật. Nếu như văn bản pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự theo quy định của pháp luật thì văn bản hành chính cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật nhằm hướng dẫn cụ thể các văn bản pháp quy.
Quy định căn lề văn bản hành chính mới nhất
Hiện nay, Chính phủ đã ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP với những hướng dẫn mới về thể thức và cách trình bày văn bản. Theo đó:
– Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (21 cm x 29,7 cm). Trường hợp văn bản có chứa các bảng, biểu thì có thể trình bày theo chiều rộng của trang giấy.
– Trên thực tế, nhiều người hay có thói quen căn chỉnh lề giấy một cách tùy tiện để lên một dòng, xuống một dòng hay thậm chí để nội dung văn bản trên cùng một trang giấy. Việc làm này đã vô tình vi phạm tiêu chuẩn chung khi trình bày một văn bản hành chính theo quy định của pháp luật.
Quy định về căn lề văn bản hành chính chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP được quy định tại khoản 3 Điều 5 như sau:
– Lề trên: cách mép trên từ 2 – 2,5 cm;
– Lề dưới: cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm;
– Lề trái: cách mép trái từ 3 – 3,5 cm;
– Lề phải: cách mép phải từ 1,5 – 2 cm.
Ngoài văn bản hành chính thông thường, các giấy tờ khác như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển,… được trình bày trên khổ A5 (14,8 cm x 21 cm).
Như vậy, khi soạn thảo văn bản hành chính, người soạn thảo chỉ được dùng khổ giấy A4 hoặc A5 tùy vào từng loại văn bản khác nhau.
– Đối với phông chữ trong văn bản hành chính được quy định là phông chữ Times New Roman, màu đen.
Thể thức trình bày của văn bản hành chính nhất là những quy định về việc căn lề là rất quan trọng, vừa giúp cho các văn bản hành chính đồng bộ với nhau về mặt hình thức vừa tạo sự chuyên nghiệp cho văn bản.
Xem thêm: Cách Chỉnh Youtube Màu Đen Pc, Kích Hoạt Dark Mode Trên Youtube Để Bảo Vệ Mắt
Soạn thảo văn bản là một công việc quen thuộc đặc biệt là đối với không ít nhân viên văn phòng, cán bộ, công chức, viên chức. Nhưng để nắm rõ được về thể thức trình bày của văn bản không phải ai cũng nắm được. Với những thông tin về quy định căn lề văn bản hành chính mà chúng tôi mang tới trên đây, hy vọng Quý khách hàng đã phần nào hiểu được vấn đề để khi soạn thảo văn bản không gặp phải những sai sót đáng có.
Để được tư vấn cũng như những thông tin chi tiết về vấn đề này, Quý khách hàng đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua Tổng đài tư vấn. Trân trọng cảm ơn!