Đâu yêu cầu lúc nào "bận rộn" cũng đồng nghĩa tương quan với tác dụng – những bí quyết sắp xếp quá trình dưới đây để giúp đỡ bạn tận dụng tối đa ngày làm việc


*
tvcc.edu.vn Mitikah, thành phố Mexico. Ảnh: tvcc.edu.vn
Bảy chiến lược sắp xếp thứ tự công việc   1. Lập danh sách tất cả các công việc 2. Xác định việc quan liêu trọng: Hiểu rõ mục tiêu thật sự của bạn 3. Đánh dấu những việc khẩn cấp4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan lại trọng và khẩn cấp 5. Tránh những mối ưu tiên trái ngược nhau 6. Cân nhắc công sức cần bỏ ra7. Liên tục coi xét và nhìn nhận đúng thực tếMẹo cấp tốc giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quảPhân phân chia thời gian theo thứ tự ưu tiên và nhìn nhận đúng thực tế 
Trong một ngày làm cho việc, mọi người thường ưu tiên công việc theo nhu cầu của người khác, theo “deadline”, hoặc cũng bao gồm thể là hoàn toàn không bao gồm thứ tự nào. Tình huống đó cũng thường gặp vào cuộc sống riêng, khi người ta chẳng giành bao nhiêu thời gian mang đến những hoạt động thật sự quan trọng, cơ mà lại miệt mài “bận rộn” ko đâu. Giải pháp mang đến vấn đề này chính là sắp xếp công việc hiệu quả, tất cả chủ đích với hướng đến những mục tiêu tương lai. Khi đó, mỗi công việc bạn thực hiện đều sẽ thúc đẩy giá bán trị, còn những điều không nhiều quan trọng sẽ ko thể đảo lộn list việc cần làm.Áp dụng những chiến lược sắp xếp, bạn hoàn toàn có thể nắm đổi triệt để lịch làm việc trong ngày, để quãng thời gian giành cho công việc—và mang đến cuộc sống cá nhân thực sự ý nghĩa. Những chiến lược này sẽ giúp bạn đánh giá cùng sắp xếp những mối ưu tiên sản phẩm đầu.

Bạn đang xem: Cách sắp xếp công việc

Bảy chiến lược sắp xếp thứ tự công việc

Muốn sắp xếp thứ tự ưu tiên thật tỉ mỉ, bạn hãy soạn lịch làm cho việc, đánh giá những công việc, rồi phân bổ thời gian cho những công việc đó – để đạt hiệu quả cao nhất vào thời gian ngắn. Khi sắp xếp, bạn cũng cần linh động bởi sẽ tất cả những dịp bạn cần tạm dừng việc có mức ưu tiên thấp với tập trung vào vấn đề khẩn cấp hơn.

1. Lập list tất cả những công việc

Chìa khóa sắp xếp công việc hiệu quả đó là hiểu rõ toàn bộ phạm vi những việc bạn cần làm—dù công việc bao gồm bình thường đến mấy, bạn hãy cứ ghi ra với xem xét. Một mẹo khá hay để nắm toàn cảnh là ghi cả việc công và việc tư trong thời gian ngày ra một danh sách.

Bất kể việc gì, dù chỉ là lấy quần áo từ tiệm giặt là tuyệt họp riêng rẽ với sếp, cũng cần được đưa vào cùng một danh sách. Khi đã liệt kê hết mọi công việc, thường thì bạn bao gồm thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về tầm quan tiền trọng, mức độ khẩn cấp, thời gian cần thiết cùng giá trị nhưng mỗi việc mang lại.

2. Xác định việc quan trọng: Hiểu rõ mục tiêu thật sự của bạn

Nghe tất cả vẻ là một biện pháp quản lý thời gian tức thì, nhưng sắp xếp thứ tự công việc lại là mấu chốt giúp bạn chấm dứt các mục tiêu dài hạn. Khi nắm rõ mục tiêu bạn thực sự theo đuổi, cho dù mục tiêu ấy là thăng chức, hoàn thành dự án hay đạt bước ngoặt trong sự nghiệp, bạn sẽ dễ dàng xác định những công việc liên quan mật thiết nhất. Phân chia nhỏ những mục tiêu lớn lao này theo mốc thời gian cũng là một ý hay. Ví dụ, bạn tất cả thể phân tách nhỏ mục tiêu của cả năm thành danh sách công việc mỗi tháng, rồi mỗi tuần, mỗi ngày, v.v.

Với Alejandro Cerecedo, quản lý cao cấp phụ trách mảng quý khách hàng thời trang ở công ty PRAnother Companyvà member củatvcc.edu.vn Reforma 26ở Thành phố Mexico, đặt ra những mục tiêu dài hạn là cách ông sắp xếp với truyền lửa mang lại cả tập thể mỗi lúc năm mới đến. Cerecedo phân chia sẻ “Chúng tôi trao đổi về mục tiêu cả trong công việc lẫn cuộc sống với đặt ra mốc thời gian mang đến chặng đường tiến tới các mục tiêu đó””.

Cách tư duy toàn cục này nắm sứ mệnh chủ đạo trong việc sắp xếp công việc hiệu quả. Mọi người thường nhầm tưởng rằng bận rộn đi đôi với tiến độ. Thế nhưng, cả ngày lao vào những công việc chẳng hề liên quan đến mục tiêu cuối cùng chỉ giá tiền thời gian mà lại thôi. Hãy thành thật với bản thân về giá trị lâu dài của mỗi công việc và không ngừng trung ương niệm mục tiêu sau chót.

3. Đánh dấu những việc khẩn cấp

Trong danh sách công việc, bạn cần ghi rõ deadline mang đến mỗi mục. Tất cả như vậy, bạn mới biết việc nào cần làm xong ngay và bao gồm thể vạch trước kế hoạch cho những deadline về sau.

Đặt ra kỳ hạn ngay cả lúc công việc ko yêu cầu cũng rất quan lại trọng; bằng không, bạn sẽ tiếp tục trì hoãn những công việc quan tiền trọng chỉ do chúng không gấp gáp. (Chiến lược này cũng phát huy tác dụng trong việc góp bạn tăng năng suất cùng giảm thời gian trì hoãn).

4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa bên trên mức độ quan lại trọng cùng khẩn cấp

Trong cuốn 7 kiến thức của người thành đạt tạo ra năm 1989, doanh nhân, diễn giả chính Stephen Covey răn dạy ta nên phân loại công việc (sau đó sắp xếp thứ tự) theo tầm quan liêu trọng với mức độ khẩn cấp.

Khẩn cấp cùng quan trọng: Đây là những công việc bạn cần ngừng trước tiênQuan trọng nhưng ko khẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để loại gián đoạnKhẩn cấp nhưng ko quan trọng: Giao đến người khác.Không khẩn cấp và không quan liêu trọng: Loại bỏ khỏi list công việc

Bạn cũng tất cả thể áp dụng một chiến lược không giống để đảm bảo việc quan tiền trọng được ưu tiên — thậm chí hơn cả yêu cầu xuất phạt những người tương quan nóng vội hay yêu cầu bột vạc “khẩn cấp”. Đó là phương pháp Most Important Tasks (Công việc quan liêu trọng nhất – MIT). Với chiến lược này, bạn sẽ tạo một danh sách riêng chỉ gồm tía công việc phải làm vào ngày hôm đó. Lúc chọn ba công việc, bạn cần dựa bên trên tầm quan tiền trọng rồi mới đến mức độ khẩn cấp. Biện pháp xác định ko khó, bạn hãy cân nhắc mục tiêu và tự hỏi bản thân: Công việc nào ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng nhiều nhất? bây giờ mình nên làm cái gi để đạt mục tiêu đó lập cập hơn?

5. Tránh những mối ưu tiên trái ngược nhau

Khi công việc còn chưa quá cực nhọc khăn, bạn vẫn có thể dễ dàng sắp xếp trước sau. Tuy vậy theo nghiên cứu, khi nặng nề khăn dần tăng, những người giữ vị trí cao hơn thường ưu tiên một mục tiêu, còn người ở cấp dưới lại vẫn miệt mài xoay xở với mặt hàng tá mối ưu tiên. Tình trạng “mỗi người một kiểu” đó nằm trong số những nguyên nhân làm giảm hiệu suất, lúc những công việc quan trọng nhất lại không được dốc toàn lực.

Giải pháp giúp bạn luôn tập trung vào từng công việc quan liêu trọng ở từng thời điểm chính là xác định những yếu tố tất cả thể tạo xao lãng – những việc xảy ra đồng thời tốt yêu cầu bột phát – và chủ động tránh trong ngày làm việc. Ví dụ, khi cùng lúc phải thu thập dữ liệu mang lại một dự án và thiết kế những trang chiếu mang lại bản thuyết trình, bạn nên ưu tiên một vào hai và nên tránh mọi công việc, email, tin nhắn hay công tác làm việc chuẩn bị liên quan đến nhiệm vụ còn lại.

6. Cân nặng nhắc công sức cần bỏ ra

Nhìn vào danh sách công việc nhiều năm dằng dặc thì có lẽ ai cũng ko khỏi choáng ngợp bởi lượng việc cần làm, cảm giác đó thường dẫn đến tình trạng trì hoãn với năng suất sụt giảm. Để “xốc” lại tinh thần, bạn hãy đánh giá những công việc theo công sức cần bỏ ra.

Nếu danh sách công việc thừa chồng chất, bạn hãy ưu tiên những mục cần không nhiều thời gian và công sức nhất rồi gấp rút hoàn tất. Khi đã lọc bớt, bạn sẽ thấy dễ thở hơn và có cảm giác thành tựu, tăng thêm động lực cho 1 ngày dài phía trước.

Xem thêm: Hướng Dẫn Bỏ Lệnh Làm Tròn Trong Excel Trong Kế Toán, Dừng Hiển Thị Số Được Làm Tròn

7. Liên tục để mắt tới và quan sát nhận đúng thực tế

Phương pháp “Get Things Done” (GTD) (Hoàn thành công xuất sắc việc) của công ty tư vấn về năng suất David Allen gồm năm bước, nhưng mà một vào số đó là chiêm nghiệm cẩn trọng. Theo Allen, việc thường xuyên thanh tra rà soát danh sách công việc và những mối ưu tiên là khóa xe giúp bạn “kiểm soát và tập trung.

*
tvcc.edu.vn Coda, Atlanta.

Mẹo cấp tốc giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả

Khi nhận ra sự cần thiết của việc sắp xếp thứ tự cho phù hợp, rất tất cả thể bạn sẽ đột nhiên cảm thấy phức tạp hơn với căng thẳng hơn so với lập một danh sách công việc đơn giản. Shop chúng tôi đã bắt gọn những chiến lược chủ yếu nêu trên ngay bên dưới đây nhằm giúp bạn sắp xếp bao gồm chủ đích.

Liệt kê mọi việc: Hãy ghi cả việc công cùng việc tư trong thuộc một danh sách.Đánh giá bán mục tiêu nhiều năm hạn: cân nặng nhắc những mục tiêu lâu năm hạn to lớn lớn hơn và việc bạn cần có tác dụng để đạt được những mục tiêu đó.Chia nhỏ các mục tiêu lớn: Để nắm bắt cách xong mục tiêu dài hạn, hãy phân chia nhỏ các mục tiêu đó thành những mốc hàng tuần, sản phẩm tháng, sản phẩm năm.Cho kỳ hạn rõ ràng: Ghi rõ hạn chót của mọi công việc với tự đề ra kỳ hạn mang đến bản thân mặc dù không bắt buộc.Áp dụng phương thức “khẩn cấp với quan trọng”: Ưu tiên những việc khẩn cấp cùng quan trọng; đặt ra thời gian cụ thể cho việc quan lại trọng nhưng ko khẩn cấp, và giao đến người không giống hoặc loại bỏ tất cả các việc khác.Lập danh sách MIT hàng ngày: Ghi ra cha công việc quan trọng cần trả tất vào trong ngày hôm đó. Cha công việc này phải tương quan đến mục tiêu khổng lồ lớn trong tương lai.Tránh xao lãng: Chủ động tránh những công việc trái ngược nhau, đặc biệt là lúc công việc trở nên khó khăn hơn.Cân nhắc công sức bỏ ra: Khi danh sách quá ôm đồm, hãy áp dụng quy tắc “dễ trước khó sau” và mau lẹ hoàn tất những việc dễ.

Phân chia thời gian theo thứ tự ưu tiên và nhìn nhận đúng thực tế

Dẫu sắp xếp công việc hợp lý đến đâu, lượng công việc bạn gồm thể hoàn thành trong một ngày vẫn gồm hạn cùng dĩ nhiên ko thể né khỏi những giây phút xao lãng. Quan liêu trọng là bạn phải thực tế khi thiết lập mục tiêu và sắp xếp công việc. Bằng không, bạn sẽ lầm tưởng về những người xung quanh và thời điểm nào cũng cảm thấy mình đang tụt lại phía sau.

Hãy nhớ, mục đích sắp xếp công việc là dành thời gian thực hiện những công việc quan liêu trọng – những việc sẽ tạo không giống biệt về lâu dài và đưa bạn đi đúng hướng. Lúc sắp xếp hợp lý, bạn sẽ chủ động hơn, tập trung hơn và có chủ đích hơn. Mục tiêu là trả tất những công việc mang đến thấy sự tiến triển thực sự và gạt lịch sự một mặt mọi “bận rộn” phù du.